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Start Up: come calcolare i costi fissi

 

Start Up: come calcolare i costi fissi
 

Un articolo di Valerio Malvezzi

Mi capita sovente di parlare con imprenditori che desiderano avviare una impresa.

Alla mia domanda: quali sono i costi che avrai nella tua impresa? – ottengo risposte inaspettate.

Per esempio, nel caso di un nuovo ristorante, potrei sentirmi dire:

Un attimo di calma; non facciamo confusione. In una sola frase, noi stiamo confondendo tre cose ben distinte.

I costi di investimento e i costi di gestione sono due cose ben distinte.

Allo stesso modo lo sono i costi fissi e quelli variabili.

Come fare le distinzioni?

Comprendendo chiaramente cosa sono, e come si calcolano tali costi.

Oggi parliamo di una prima categoria di costi: i costi fissi.

 

COSA SONO I COSTI FISSI?
I costi fissi sono costi di gestione. Si intendono costi di gestione quelli riferiti alla tua gestione tipica, cioè quelli riferiti alla tua attività.

Hanno una caratteristica fondamentale: sono costi ricorrenti.

In altri termini, si ripetono nel tempo a scadenze predeterminate. Possono essere mensili come un affitto oppure bimensili come una bolletta o magari trimestrali come un costo di struttura.

Ma il punto focale che devi considerare non è solo questo, ma il fatto che tale ripetersi del costo è avulso dalla dinamica dei tuoi ricavi.

In altri termini, i costi fissi sono tali – e non cambiano – indipendentemente da quanto tu fatturi al cliente.

Quindi, quando tu farai il tuo business plan – poiché come ho spiegato in altri articoli questo è un elemento fondamentale del fare una nuova impresa – dovrai calcolarli.

 

COME SI CALCOLANO I COSTI FISSI?
In realtà, è cosa banale.

Parto da questi costi poiché sono i più semplici da calcolare. La risposta è legata al fatto che devono essere tutti ricondotti alla stessa unità di misura.

Dato che taluni costi ricorrenti, come si è detto, saranno legati al mese, altri al bimestre e altri magari al trimestre, la cosa più semplice è una.

 

Riporta tutti i costi fissi

su base annua.

 

Semplicemente, moltiplicherai per sei il costo bimestrale o per dodici il costo mensile, per esempio. Oppure, farai delle stime differenti, nel caso di costi non perfettamente ricorrenti.

Ciò che conta, nel calcolare i costi fissi, saranno il rispetto di due semplici regole. Della prima ho già detto, cioè riportarli tutti in unità di misura annua, in modo da rendere agevole il confronto e aver già i costi pronti con dei totali utili per produrre dei budget utili a costruire il tuo futuro conto economico, che avrà convenzionalmente durata annuale.

La seconda regola è ancora più semplice.

Dato che i costi fissi sono, come si è detto, avulsi dalla dinamica delle vendite, perché tali sono a prescindere dal tuo risultato di fatturato, allora non saranno espressi in percentuale delle vendite.

 

I costi fissi sono espressi in euro.

 

Quindi, molto semplicemente ti dovrai porre domande come le seguenti.

  • Quanto mi costa l'impresa in termini di utenze?

  • Quanto in termini di consulenza amministrativa?

  • Quanto in termini di costi di assicurazione?

E così via, fino a che non avrai completato l'elenco di tutti i costi possibili e immaginabili.

 

COME FACCIO A COMPLETARE L'ELENCO DI TUTTI I COSTI PENSABILI?
La risposta è semplice: pensandoci su.

Questo, però, significa pensarci veramente, a lungo, con impegno, scrivendo tutto ciò che ci viene in mente.

E' molto importante non sottovalutare l'elenco dei costi fissi, per una ragione.

Dato che questi costi, come ho scritto, ci sono a prescindere dai ricavi, capisci benissimo che sarebbe un fatto grave pensare di avere un margine dato da un differenziale tra ricavi e costi per poi trovarsi ad aver sottostimato questi costi.

La ragione è semplice: non sempre puoi alzare i ricavi.

E se scopri, durante l'anno o magari a fine di anno, di aver sottostimato diverse tipologie di costo fisso, potresti scoprire che i tuoi margini non erano poi quelli che avevi immaginato.

Troppe volte mi è capitato di vedere nuovi imprenditori che non avevano nessuna idea dei costi accessori della propria struttura, di fatto obbligatori, come quelli degli adempimenti in Camera di Commercio oppure le iscrizioni alle associazioni di categoria. Magari potresti pensare che si tratti di costi irrisori, ma esiste un elenco piuttosto ampio di costi di struttura, di costi generali, di costi accessori che, messi in fila, uno dietro l'altro, o impilati uno sull'altro, alla fine dell'anno costituiscono pile di monete che se ne vanno nella direzione non sperata, cioè non nelle tue tasche.

Stai attento, perché troppe volte mi è capitato, per esempio, di vedere imprese che trascuravano il costo delle fiere (costi fissi discrezionali). Altre volte, il costo del marketing (altro costo discrezionale) era ampiamente sottostimato. Altre ancora, il costo della pubblicità iniziale (un terzo costo discrezionale) per farsi conoscere. Ancora, il costo della formazione professionale (un quarto esempio di costi fisso discrezionale.)

 

 

 

COSTI FISSI DI STRUTTURA E DISCREZIONALI
Quindi, i costi fissi si dividono ancora in due sottogruppi.

I costi fissi di struttura, su base annua, sono sostanzialmente incomprimibili.
Al contrario, quelli discrezionali, sempre su base annua, sono comprimibili.

Ma cosa succede se sbagli a predisporre l'elenco di cui parlavo sopra, in sede di business planning? Ovviamente, ti ritroverai quei costi sulla testa, poiché ci saranno, indipendentemente dal tuo livello di fatturato.

Del resto, per questa ragione si chiamano fissi.

Solo che, se sbagli a considerarli, potranno succedere due cose.

La prima sarà che dimenticherai alcune tipologie di costo fisso di struttura.

Ad esempio, dimenticherai (o sottostimerai) alcune voci di costo, magari per adempimenti fiscali obbligatori o costi periodici obbligatori dato il tipo di attività.

Non potendo tu, a posteriori, tagliare tali costi, non potrai di certo alzare i ricavi semplicemente volendolo, come sembrerebbe suggerire qualche consulente. La ragione è che i tuoi ricavi saranno legati alla tua struttura, al tuo piano di marketing e organizzativo, e non saranno sempre modificabili verso l'alto con semplicità e nel breve termine richiesto a riequilibrare un bilancio pensato male in origine. Quindi, molto semplicemente, ti ritroverai a veder ridurre il tuo utile, o andare in pareggio o magari in perdita, per il fatto di aver sottostimato questi costi.

Per converso, quando scoprirai di aver pochi spazi per operare, sai quali saranno i primi costi che farai saltare?

 

I PRIMI COSTI A SALTARE IN UN BILANCIO
I primi costi a saltare in un bilancio saranno quelli che non potrai più permetterti, perché avrai programmato male il tuo business plan e il tuo conseguente piano finanziario.

Generalmente, parliamo dei costi di innovazione tecnologica, dei costi di ricerca e sviluppo, ma anche dei costi di pubblicità e propaganda, dei costi di marketing e web marketing, dei costi di formazione professionale tua e dei tuoi dipendenti.

Sono tutti esempi di costi fissi (perché non hanno un legame diretto con il tuo volume della produzione) di natura discrezionale.

Si dicono discrezionali perché non sono obbligatoriamente legati alla struttura, non sono incomprimibili. E infatti, quando i margini si assottigliano, sono i primi che gli imprenditori, messi alle strette dal bilancio, fanno saltare.

Cioè, riducono il loro importo, o addirittura lo eliminano.

Se non che, così facendo, le aziende in start up limitano proprio le cose che in quella fase potrebbero essere maggiormente utili, come i costi di gestione di un sito o i costi di formazione del proprio personale o dei titolari stessi.

Ecco perché è necessaria una attenta analisi preventiva: perché la struttura finanziaria conseguente dovrà tener conto del fatto che i costi reali dovranno coincidere, tendenzialmente, con quelli stimati. Non costruire una dotazione di finanziamento atta a sostenere ampiamente tutti i costi fissi aziendali potrebbe risultare un errore fatale, specie nei primi anni di attività, in cui i margini di errore sono limitati.

 

CONCLUSIONE
Se tu sei un imprenditore, non puoi lasciare ad altri (consulenti, commercialisti, ecc.) l'onere della stima dei tuoi costi di gestione. Tra questi, dovrai porre particolare attenzione ai costi fissi, cioè a quelli ricorrenti, indipendentemente dal fatto che essi siano teoricamente comprimibili o meno.

Dato che quei costi saranno slegati dal fatturato (pagare di più o di meno il tuo commercialista non ti farà vendere di più o di meno) dovranno essere opportunamente stimati.

Esistono tecniche precise di stima dei costi e prassi – semplici e comprensibili a tutti – che consentono a qualsiasi candidato imprenditore di non sbagliare sensibilmente nelle previsioni, quanto meno non in modo irreparabile.

La cura con la quale farai tesoro di queste informazioni in sede di business plan per una start up potrebbe fare la differenza, a fine anno, tra il ritrovarti del denaro in tasca oppure ritrovarle vuote, dopo aver pagato il socio occulto: lo Stato.

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