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Start Up: come si calcolano i costi variabili

Un articolo di Valerio Malvezzi

Che tu voglia aprire una gelateria in un centro commerciale, metter su la tua impresa di rivendita nel settore dell’occhialeria o inaugurare un nuovo ristorante vegano, dovrai sempre tenere in considerazione i costi del tuo business plan.

Come spiegato in altri articoli, i costi non sono tutti uguali.

Intanto, ci sono costi ripetuti annualmente, cioe’ i costi di gestione, ben distinti da quelli una tantum, detti costi di investimento.

Ma, nei costi di gestione, molti imprenditori confondono i costi di gestione cosiddetti fissi da quelli cosiddetti variabili.

Impariamo cosa sono questi ultimi e come si stimano.

 

IL MONDO E’ BELLO PERCHE’ E’ VARIO

Il vecchio adagio popolare ci fa pensare al fatto che esistano delle diversita’ e che tali diversita’ non siano necessariamente cosa negativa.

Eppure, alcuni candidati imprenditori tendono a non tener rigorosamente distinti i costi fissi da quelli variabili.

Questo conduce a gravi errori di valutazione, poiche’ i primi non sono variabili, ovviamente.

Ma in funzione di cosa si determina la variabilita’? E soprattutto, quando un costo e’ fisso e quando, per converso, e’ variabile?

Negli anni, ho ascoltato imprenditori che avevano le idee un po’ confuse al riguardo.

Per esempio, qualcuno sosteneva che il commercialista fosse un costo variabile, poiche’ poteva costare piu’ o meno, e diversi commercialisti potevano avere tariffe differenti. Analogamente, altri candidati imprenditori che volevano aprire una societa’ di consulenza di marketing mi dicevano che consideravano la luce elettrica in ufficio un costo variabile poiche’ la bolletta poteva variare nei mesi.

Ora, non e’ questo che significa il concetto di variabilita’.

Il concetto di variabilita’ e’ legato a un paio di indicatori del conto economico.

 

La variabilita’ e’ legata o
al fatturato …
… oppure al valore della produzione.

 

Comunque la si calcoli, la variabilita’ di un costo e’ sempre legata a un componente positivo di reddito (un ricavo).

Ecco perche’, peraltro, e’ importante nel business plan partire sempre dal budget dei ricavi: perche’ una parte rilevante dei costi e’ direttamente legata e subordinata a loro.

 

 

Quindi, la regola per capire se un costo e’ prevalentemente fisso o variabile e’ semplice e pratica.

 

Il costo varia al variare dei ricavi?

Se la risposta e’ SI’, allora e’ variabile.
Se la risposta e’ NO, allora e’ fisso.

 

Nell’esempio precedente, appare improbabile che il costo del commercialista vari sensibilmente in funzione del fatturato effettivo, come certamente una societa’ di consulenza non modifichera’ sostanzialmente i costi di luce elettrica in ufficio o di riscaldamento in funzione delle commesse acquisite (a meno di lavorare a computer spenti e al freddo!).

Detto piu’ semplicemente, se l’impresa avra’ meno ricavi dovra’ comunque pagare il commercialista e difficilmente potra’ spegnere la luce in ufficio se avra’ minori consulenze da fare.

Al contrario, il tuo ristorante dovra’ certamente comperare piu’ materie prime per i pasti se invece di avere 50 clienti giornalieri ne avra’ 80 e la tua azienda che esporta rubinetti avra’ certamente piu’ costi di provvigioni ai propri commerciali se invece di vendere 400.000 euro di prodotti ne vendera’ 800.000, in funzione di accordi preventivi.

Questi costi, per esempio le materie prime e le provvigioni, sono variabili poiche’ certamente variano al variare dei ricavi.

Qualche dotto raffinato potra’ dirti che in un’azienda industriale alcuni costi, per esempio l’energia, potrebbero essere considerati in parte fissi e in parte variabili, ma lascia perdere, per il momento.

Sto scrivendo per te che devi scrivere un piano di start up per la tua nuova impresa e il mio scopo e’ darti poche regole, semplici e chiare.

 

COME SI CALCOLANO I COSTI VARIABILI?

Anche qui, una volta compresa la loro natura, devi solo imparare come si stimano.

La regola piu’ semplice e pratica e’ la seguente. Intanto, dato che il business plan andra’ redatto per prassi in anni previsionali, dovrai avere una indicazione di costo annuo. Quindi, se avrai tipi di costo che per prassi saranno di diversa durata, dovrai semplicemente ricondurli su base annua.

 

 

La cosa piu’ semplice, allora, e’ avere il dato del budget ricavi cui si riferiscono su base annua, come spiegato in altri articoli.

Quindi la regola pratica sara’ la seguente.

 

Ogni costo variabile si stima
in % dei ricavi.

 

Ad essere precisi, come insegno nei miei Corsi, ci saranno probabilmente costi variabili proporzionali ai ricavi e altri al valore della produzione (che puo’ differire dal primo).

Ma il concetto piu’ semplice, di base, e’ che il costo e’ variabile in funzione di una componente positiva di reddito, quindi sara’ indicato in percentuale, perche’ cosi’ sara’ piu’ comodo determinarne la variazione, al variare della componente positiva di reddito (fatturato).

Se il fatturato negli anni previsionali cambiera’ (tendenzialmente in crescita, in start up), allora di conseguenza aumentera’, in proporzione, il costo variabile. Per esempio, decidi che la tua capacita’ produttiva necessita di un certo livello di ore di lavoro di personale, ma non intendi assumerlo oltre un certo livello?

E’ il caso che mi e’ capitato per una azienda di start up nel settore industriale, poco tempo fa. Di conseguenza, l’imprenditore avra’ scelto di avere una parte di costo fisso (il personale dipendente) e una parte significativa variabile (le lavorazioni esterne).

In questo modo, i costi avranno una crescita differente.

Vi sara’ uno zoccolo duro di costo incomprimibile, dato dal personale dipendente assunto (nota bene: che potrebbe crescere negli anni, senza per questo essere considerato costo variabile) e un costo invece variabile (dato dalle lavorazioni esterne).

Di conseguenza, al crescere del fabbisogno di lavoro, in concomitanza della crescita del fatturato, crescera’ in percentuale il costo variabile delle lavorazioni esterne.

 

QUESTIONI RICORRENTI SUI COSTI VARIABILI

Domanda ricorrente.

 

Ma la percentuale del costo variabile
rimane invariata negli anni?

Non necessariamente.

 

Anzi, per mia esperienza per molte ragioni tu potresti voler cambiare tale percentuale da un anno all’altro.

Per esempio, il tuo potere commerciale coi fornitori potrebbe cambiare.

Il tuo potere commerciale potrebbe crescere, nel tempo, una volta che tu sia piu’ noto, e la tua azienda ritenuta affidabile e seria.

Questo potrebbe avere impatto su due cose:

1. Il costo dell’incidenza del costo variabile

2. Il tempo di pagamento

Mentre il secondo effetto riguardera’ la partita finanziaria (e non e’ questa la sede per approfondire), il primo riguarda invece quella economica, cioe’ l’incidenza del costo.

Quindi, negli anni potresti cambiare l’incidenza del costo variabile, stabilendo per esempio un cambio di percentuale, di anno in anno, della voce di lavorazioni esterne, di costo di trasporto sulle vendite, delle royalties, degli imballaggi, delle materie prime o delle lavorazioni esterne.

Quelli che ho fatto sono tutti esempi classici di costi tipicamente variabili.

 

La % di costo variabile sul ricavo
o valore della produzione …

… puo’ cambiare di anno in anno
nel business plan.

 

Una seconda domanda tipica che potresti farti, come professionista che redige un business plan o come imprenditore e’ la seguente.

 

Ma allora e’ meglio avere
un costo fisso
o variabile?

Dipende da molte considerazioni.

 

Non esiste qui la risposta valida in assoluto, poiche’ le molte considerazioni (struttura organizzativa, piano di marketing, qualita’ del personale, incidenza dei fattori, politiche di sconto, budget delle vendite, fidelizzazione, assistenza, politiche finanziarie, ecc.) devono essere analizzate di volta in volta, laddove sia possibile scegliere se preferire che il costo sia fisso oppure variabile.

In taluni casi e’ possibile fare il confronto, come nel caso citato della scelta tra avere piu’ personale dipendente (costo fisso) o piu’ costo del lavoro dipendente da terzi (costo variabile).

La scelta di convenienza, in tali casi, dipende dal confronto di diverse variabili, non solo economiche.

In ogni caso, ti fornisco una regola generale di scelta.

 

Chi sceglie e’ un solo soggetto.

L’imprenditore.

 

Il consulente potra’ guidarlo e consigliarlo ma, in ultima analisi, la scelta della struttura dei costi deve essere fatta in modo consapevole solo da colui che sara’ responsabile della gestione aziendale.

Quindi, e’ opportuno che l’imprenditore si prepari anche su queste materie e sia lui stesso a imparare a redigere un business plan, poiche’ sara’ con lui che vorra’ avere approfondimenti il potenziale finanziatore (socio potenziale, portatore di capitale di rischio oppure di debito, come una banca o un leasing).

 

CONCLUSIONE

Se sei un imprenditore, devi avere schemi professionali, semplici e pratici, fatti in tabelle adatte a rappresentare, in modo universale, la tua tipologia di business.

Se sei un consulente, parimenti devi dotarti di schemi operativi pratici, cioe’ di schemi in excel utili alla predisposizione di qualsivoglia piano di start up.
Nel tuo business plan, dovrai riservare una parte alla spiegazione di quali siano i tuoi costi e, in tale parte, dovrai spiegare, sia in forma di numeri, sia in termini descrittivi, la loro incidenza, che potrebbe variare negli anni.

Sovente, e’ utile esaminare il bilancio di aziende similari dello stesso settore, al fine di calcolare tali incidenze. Per farlo, tuttavia, occorre esaminare la contabilita’, cioe’ i bilanci analitici che consentono di esaminare voci di costo di dettaglio, le quali saranno poi riaggregate neglischemi di excel che ti forniro’ nei miei Corsi.

 

 

In taluni casi, e’ lo stesso candidato nuovo imprenditore a poter avere accesso alla struttura dei bilanci di aziende gia’ esistenti, magari perche’ svolgeva in precedenza un’attivita’ di lavoratore dipendente nello stesso settore o magari di consulente in aziende similari.

In ogni caso, l’esame delle incidenze di aziende similari esistenti, magari intervistando colleghi imprenditori o reperendo le informazioni a vario titolo dal mercato, e’ un passo fondamentale.

Non puoi pensare nemmeno di aprire la tua azienda senza avere una idea, piu’ che attendibile, delle incidenze delle materie prime o dei costi di provvigione medi praticati nel tuo settore.

Qualsiasi sia il tuo ambito di business, e’ molto probabile che tu non abbia soltanto dei costi fissi, solitamente di piu’ semplice determinazione.

E’ invece piu’ che ragionevole ipotizzare che tu abbia anche costi variabili.

Stai attento, perche’ riuscire a fare analisi razionali e approfondite su tali costi costituisce spesso la differenza tra un’impresa che, alla fine dell’anno, produce utili e una che produce perdite.

Dato che, tendenzialmente, e’ piu’ difficile modificare i costi fissi, ti raccomando particolare attenzione allo studio di quelli variabili, perche’ l’imprenditore esperto e’ su questa parte che prevalentemente si concentra, al fine di migliorare le sue possibilita’ di creazione di margini aziendali in crescita negli anni.

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